반복되는 문의 메일 답장, 코파일럿으로 초안 먼저 받고 다듬기
이런 상황이면: 고객이나 거래처 문의 메일에 매번 비슷한 내용을 손으로 새로 쓰고 있다면
고객 문의 메일에 매번 비슷한 내용을 처음부터 다시 쓰다 보면 정작 중요한 업무를 볼 시간이 줄어든다. 문의 메일을 코파일럿에 그대로 붙여넣고 답장 초안을 받으면, 사람은 세부 정보만 채우고 확인하면 된다. 아래 순서를 따라 해보자.
결과 미리보기
준비물
- 코파일럿무료 · 한국어 지원
따라 하는 순서
자주 받는 문의 메일 하나 골라두기
가격 문의, 배송 문의처럼 반복되는 유형의 메일을 하나 예시로 준비합니다.
copilot.microsoft.com 에서 새 대화 시작하기
로그인 후 새 대화창을 엽니다. 별도 프로그램 설치 없이 웹 브라우저에서 바로 쓸 수 있습니다.
문의 메일을 붙여넣고 답장 초안 요청하기
아래 프롬프트 뒤에 문의 메일 내용을 그대로 붙여서 보냅니다.
가격·일정처럼 실제 정보가 들어갈 자리 채우기
초안에서 [이곳에 입력]으로 표시된 부분을 우리 쪽 실제 가격, 일정, 재고 정보로 바꿔 넣습니다.
자주 쓰는 답장은 메모장에 모아두기
문의 유형별로 완성한 답장을 메모장에 정리해두면, 다음에는 붙여넣고 세부 정보만 바꾸면 됩니다.
다음은 고객(또는 거래처)이 보낸 문의 메일이야. 아래 조건으로 답장 초안을 써줘. - 말투: 정중하고 친절하게, 너무 딱딱하지 않게 - 문의 내용에 대한 답부터 먼저 쓰고, 필요하면 마지막에 추가 정보를 요청 - 가격·일정처럼 내가 직접 채워야 하는 부분은 [이곳에 입력]으로 표시 [여기에 문의 메일 내용 붙여넣기]
이럴 땐 이렇게
초안이 우리 사정을 몰라서 엉뚱한 답을 할 때
문의 메일과 함께 "우리는 [업종]을 하는 곳이야" 같은 맥락 한 줄을 추가해서 다시 요청한다.
말투가 기계적이고 딱딱하게 나올 때
"고객이 부담 없이 느끼게 좀 더 편안한 말투로 다시 써줘"라고 이어서 요청한다.
여러 사람에게 같은 초안을 복사해 쓰다가 이름·날짜가 안 맞을 때
보내기 전에 사람마다 달라지는 부분(이름, 날짜, 금액)을 반드시 한 번 더 확인한다.
개인정보나 회사 자료는 넣지 마세요. AI 답변은 틀릴 수 있으니 확인하세요.